010 52 49 133 info@process2it.nl

Cloud & moderne werkplek voor het MKB

Werk veilig en flexibel, altijd en overal. Wij richten uw moderne werkplek in met Microsoft 365, beheren de omgeving en houden alles veilig en up-to-date.


Cloud migratie mkb-bedrijven office 365

Wat bedoelen we met een moderne werkplek?

Een moderne werkplek is meer dan een laptop met e-mail. Het is een combinatie van apparaten, applicaties, data en beveiliging waarmee uw medewerkers veilig en efficiënt kunnen werken – op kantoor, thuis en onderweg.

In de praktijk betekent dit vaak: werken in de cloud met Microsoft 365. Medewerkers hebben één zakelijke identiteit (account) waarmee zij toegang krijgen tot:

  • e-mail en agenda (Exchange Online);
  • bestanden (OneDrive en SharePoint);
  • samenwerkingstools (Teams);
  • bedrijfstoepassingen en externe SaaS-oplossingen.

Process 2 IT helpt mkb-bedrijven om deze moderne werkplek goed in te richten, te beveiligen en te beheren, zodat mensen gewoon kunnen werken en IT geen rem vormt op groei.

Waarom cloud & Microsoft 365 zo belangrijk zijn voor het MKB

Veel mkb-organisaties hebben de afgelopen jaren een mix opgebouwd van lokale servers, losse cloudoplossingen en geïmproviseerde thuiswerkvoorzieningen. Dat werkt, maar is vaak:

  • moeilijk te beheren;
  • niet overal even goed beveiligd;
  • afhankelijk van “hoe we het ooit hebben ingesteld”;
  • onduidelijk voor medewerkers.

Door bewust te kiezen voor een moderne werkplek met Microsoft 365:

  • krijgt u meer grip op accounts en rechten;
  • werken medewerkers op eenzelfde manier, waar zij ook zijn;
  • kunt u eenvoudiger voldoen aan eisen rond informatiebeveiliging;
  • kan uw bedrijf makkelijker opschalen of (tijdelijk) afschalen.

Belangrijk: de overgang naar de cloud is niet alleen technisch. Het gaat ook om structuur, afspraken en begeleiding van medewerkers. Dáár zit onze toegevoegde waarde.

De bouwstenen van de moderne werkplek

Wij kijken naar de moderne werkplek als een samenhangend geheel van een aantal bouwstenen.

1. Apparaten (laptops, pc’s en mobiele devices)

  • Zakelijke laptops en pc’s met een standaard set applicaties en instellingen.
  • Beheer via centrale tooling, zodat updates en beveiliging overal gelijk zijn.
  • Optioneel beheer van mobiele apparaten (smartphones, tablets).

3. Bestanden & opslag

  • Persoonlijke bestanden in OneDrive.
  • Team- en afdelingsbestanden in SharePoint en Teams-kanalen.
  • Duidelijke afspraken over mappenstructuur, versies en delen met externen.

5. Beveiliging & compliance

  • MFA, sterke wachtwoorden en beleid voor gebruik van privé-apparaten.
  • Beveiliging van apparaten (endpointbeveiliging) en data (back-ups).
  • Basismaatregelen om te voldoen aan eisen rond privacy en informatiebeveiliging.

Deze bouwstenen komen samen in een omgeving die past bij de schaal en activiteiten van uw organisatie.

2. Identiteit & inloggen

  • Iedere medewerker een uniek zakelijk account in Microsoft 365.
  • Multifactorauthenticatie (MFA) voor veilige toegang, ook buiten kantoor.
  • Eenduidige inlog voor e-mail, bestanden en applicaties waar mogelijk.

4. Samenwerken & communiceren

  • Microsoft Teams voor chat, vergaderingen en samenwerken aan documenten.
  • Praktische richtlijnen: wat doen we via e-mail, wat via Teams?
  • Integratie met bestaande applicaties waar mogelijk.

Wat doet Process 2 IT rond cloud & moderne werkplek?

Process 2 IT begeleidt vanuit Schiedam mkb-bedrijven van inventarisatie tot dagelijks beheer. Onze dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen.

1. Inventarisatie & advies

  • We brengen in kaart welke systemen, data en applicaties u nu gebruikt.
  • We kijken naar huidige knelpunten, wensen en risico’s.
  • Op basis daarvan maken we een praktisch voorstel voor uw moderne werkplek.

2. Ontwerp van uw Microsoft 365-omgeving

  • Structuur voor Teams, SharePoint-sites en OneDrive.
  • Voorstel voor mappen, rechten en teamindeling.
  • Afspraken over hoe medewerkers met bestanden en communicatie omgaan.

3. Migratie naar de cloud

  • Verplaatsen van e-mail, bestanden en eventueel applicaties naar Microsoft 365.
  • Beperken van uitvaltijd door een goed gepland migratieproces.
  • Testen en controleren of alles goed is overgezet.

4. Inrichting van werkplekken

  • Installatie en configuratie van nieuwe of bestaande laptops en pc’s.
  • Automatiseren waar mogelijk (standaard images, beheer op afstand).
  • Instellen van Microsoft 365-accounts, Teams en OneDrive.

5. Beheer & support van de moderne werkplek

  • Dagelijkse IT-support voor medewerkers (inloggen, Teams, e-mail, bestanden).
  • Beheer van gebruikers, licenties en apparaten.
  • Afstemming met leveranciers van branche-specifieke software.

6. Doorlopende optimalisatie

  • Signaleren van verbeterkansen (bijvoorbeeld beter gebruik van Teams of SharePoint).
  • Advies bij nieuwe wensen, groei of veranderingen in uw organisatie.
  • Samenwerken met onze diensten Beheer & IT-support en Cybersecurity voor het mkb voor een compleet geheel.

Veilig samenwerken in de cloud

Werken in de cloud maakt uw organisatie flexibeler, maar vraagt ook om goede beveiliging. We zorgen daarom dat veiligheid standaard onderdeel is van de moderne werkplek.

Veilige toegang

  • Multifactorauthenticatie (MFA) voor alle accounts.
  • Beleid voor inloggen vanaf onbekende apparaten en locaties.
  • Heldere afspraken over gebruik van privé-apparaten.

Bescherming van data

  • Back-ups van Microsoft 365-data (e-mail, OneDrive, SharePoint).
  • Inzicht in wie waar toegang toe heeft.
  • Ondersteuning bij het veilig delen van bestanden met externen.

Combinatie met onze securitydiensten

Voor organisaties die een stap verder willen gaan, combineren we de moderne werkplek met onze dienst Cybersecurity voor het mkb. Denk aan:

  • endpointbeveiliging (EDR) op alle werkplekken;
  • monitoring en loganalyse;
  • beleid rond incidenten en datalekken.

Voor welke organisaties is deze dienst bedoeld?

Onze dienstverlening rond cloud & moderne werkplek is vooral geschikt voor:

  • mkb-bedrijven met ongeveer 5 tot 100 medewerkers;
  • organisaties die nu al (deels) met Microsoft 365 werken, maar meer structuur en grip willen;
  • bedrijven die nog lokale servers gebruiken en willen overstappen naar de cloud;
  • organisaties in Schiedam, Vlaardingen, Lansingerland en de rest van Zuid-Holland en Noord-Brabant.

Herkenbaar? Dan is dit een goed moment om uw werkplekken en cloudomgeving gestructureerd in te richten.

Praktijkvoorbeeld: soepel overstappen naar Microsoft 365

Een regionale dienstverlener werkte met een combinatie van lokale servers, verouderde e-mail en verschillende manieren van bestanden opslaan. Thuiswerken was omslachtig en de kans op dataverlies groot.

Process 2 IT heeft:

  • de bestaande situatie geïnventariseerd en een migratieplan gemaakt;
  • e-mail en agenda’s gemigreerd naar Exchange Online;
  • bestanden gestructureerd overgezet naar SharePoint en Teams;
  • laptops opnieuw ingericht met standaard images en beveiliging;
  • medewerkers begeleid in het gebruik van Teams en OneDrive.

Het resultaat: medewerkers kunnen nu overal werken zoals zij gewend zijn, met toegang tot dezelfde documenten en applicaties – terwijl de organisatie meer grip heeft op accounts, data en beveiliging.

 

Veelgestelde vragen over de moderne werkplek

 

Moeten we al onze servers direct uitzetten als we naar de cloud gaan?

Niet per se. Voor veel mkb-bedrijven is het logisch om stap voor stap te migreren. Soms blijven bepaalde servers of applicaties nog een tijd lokaal draaien, terwijl e-mail en bestanden al in Microsoft 365 staan. We kijken samen wat realistisch is voor uw organisatie.

Is Microsoft 365 automatisch goed beveiligd?

Microsoft 365 biedt veel mogelijkheden voor beveiliging, maar die moeten wel goed worden ingesteld. Zonder MFA, duidelijke rechtenstructuur en goede back-ups blijft uw organisatie kwetsbaar. Daarom combineren we inrichting van de moderne werkplek altijd met basismaatregelen voor beveiliging.

Is een moderne werkplek duurder dan wat we nu hebben?

De kosten verschuiven vooral: minder investeringen in eigen hardware en meer in licenties en beheer. In de praktijk zien we dat een goed ingerichte moderne werkplek juist voorspelbare kosten oplevert, minder verstoringen geeft en beter schaalbaar is dan een traditionele omgeving.

 

 

Plan een gesprek over uw moderne werkplek

Wilt u veiliger en flexibeler werken met Microsoft 365, zonder dat het een wirwar van accounts en bestanden wordt? Dan is het tijd om uw moderne werkplek gestructureerd in te richten.

Laat uw gegevens achter via het contactformulier op deze pagina. We nemen contact met u op voor een kort, vrijblijvend gesprek over uw huidige situatie en de mogelijkheden om Process 2 IT uw cloud- en werkplekomgeving te laten ontwerpen, migreren en beheren.

Wij horen graag van u