IT uitbesteden of zelf doen?

De echte kosten voor het mkb

Veel ondernemers in het mkb herkennen dit beeld. De IT is in de loop der jaren steeds belangrijker geworden, maar de manier waarop de ondersteuning is geregeld is nooit echt bewust ontworpen. Er is een collega die toevallig handig is met computers, een externe freelancer die af en toe langskomt of een leverancier die vooral in actie komt als er echt iets misgaat.

Ondertussen blijft er een vraag hangen op de achtergrond. Blijven we het op deze manier doen of is het tijd om IT professioneel uit te besteden aan een partij die dit dagelijks doet voor bedrijven als het uwe.

In dit artikel kijken we verder dan alleen de zichtbare kosten. We nemen ook de verborgen kosten en risico’s mee, zodat u een eerlijk beeld krijgt van het verschil tussen zelf doen en werken met een externe IT partner.

Waarom deze vraag juist nu belangrijk is

De manier waarop organisaties werken is de afgelopen jaren sterk veranderd. Medewerkers werken op kantoor, thuis en onderweg. Steeds meer processen leunen op cloud diensten, branche specifieke software en digitale communicatie. Tegelijkertijd zijn bedreigingen zoals phishing, ransomware en datalekken onderdeel van de dagelijkse praktijk geworden.

Klanten en opdrachtgevers gaan er simpelweg van uit dat systemen beschikbaar zijn en dat hun gegevens veilig worden behandeld. Een paar uur geen toegang tot mail of bestanden heeft direct invloed op uw planning, omzet en reputatie.

De vraag is dus niet alleen wat IT kost, maar vooral wat het kost als IT niet goed geregeld is.

Drie veel voorkomende manieren om IT te organiseren

In de praktijk zien we bij mkb bedrijven grofweg drie varianten terugkomen.

Een interne IT medewerker

Bij iets grotere organisaties is er een eigen IT medewerker. Die bewaakt de omgeving, helpt gebruikers en heeft contact met leveranciers. Dit kan prima werken, maar brengt vaste kosten met zich mee. Denk aan salaris, werkgeverslasten, vakantiedagen, ziekte en opleidingskosten.

Bovendien is het moeilijk om in één persoon alle kennis te bundelen die nodig is voor werkplekken, netwerk, cloud diensten, beveiliging en branche specifieke software. Vaak blijft een deel van het werk daardoor alsnog bij externe partijen liggen.

Een externe IT partner

Bij deze aanpak is er een externe partij die functioneert als IT afdeling. Medewerkers hebben een duidelijk meldpunt voor vragen en storingen. De omgeving wordt actief bewaakt en er zijn afspraken over bereikbaarheid, responstijden en beveiliging. De kosten zijn meestal gekoppeld aan het aantal gebruikers of werkplekken.

De vraag is niet of een externe partij per definitie beter is dan de andere opties. De echte vraag is welke vorm past bij uw organisatie en vanaf welk moment uitbesteden zowel inhoudelijk als financieel de verstandigste keuze is.

Directe kosten in vergelijking

Als we alleen kijken naar de directe kosten lijkt de handige collega vaak het goedkoopst. Er is geen duidelijke IT post in de begroting en de ondersteuning wordt gezien als iets wat er bij wordt gedaan. De prijs die u daarvoor betaalt is minder zichtbare uren voor de eigenlijke functie van deze collega en het risico dat cruciale kennis niet wordt vastgelegd.

Bij een interne IT medewerker zijn de kosten duidelijker. U heeft te maken met een vast salaris, werkgeverslasten, verlof, ziekte, een eigen werkplek en regelmatig bijscholing om kennis op peil te houden.

Bij een externe IT partner betaalt u een maandelijks bedrag voor beheer en ondersteuning. Dat bedrag is meestal gekoppeld aan het aantal gebruikers of werkplekken. In dat maandbedrag zitten niet alleen de uren, maar ook het gebruik van beheertools, monitoring en de inzet van verschillende specialisten.

Op basis van alleen deze directe kosten lijkt een interne oplossing of een handige collega soms goedkoper. Het echte verschil ontstaat wanneer we de verborgen kosten en de risico’s meenemen.

De verborgen kosten van IT zelf regelen

Verborgen kosten zijn kosten die niet als IT kosten in uw administratie staan, maar wel elke maand invloed hebben op uw resultaten.

Productiviteitsverlies bij medewerkers

Elke keer dat een medewerker niet kan inloggen, geen toegang heeft tot een map of moet wachten tot iemand tijd heeft om te helpen, gaat er werktijd verloren. Een kwartier hier, twintig minuten daar. Op een team van twintig medewerkers loopt dat al snel op tot vele uren per maand.

Tijdsverlies bij directie en management

In veel mkb bedrijven komt IT uiteindelijk toch op het bord van de ondernemer of een manager terecht. Niet continu, maar wel bij storingen, leveranciersoverleg en keuzes rond vernieuwing. Elke keer dat u een halve dag kwijt bent aan het uitzoeken van een storing of een licentievraagstuk, kunt u geen tijd besteden aan klanten, strategie of verkoop.

Provisorische oplossingen en dubbel werk

Zonder duidelijke regie worden problemen vaak ad hoc opgelost. Een extra tool hier, een uitzondering in de beveiliging daar, een tijdelijke oplossing die permanent blijft bestaan. Op de korte termijn lijkt dat pragmatisch, op de lange termijn levert het extra werk, onduidelijkheid en nieuwe risico’s op.

Deze verborgen kosten zijn lastig exact te meten, maar bepalen wel of IT u helpt om doelen te halen of u juist afremt.

Risico’s bij storingen en incidenten

Naast de dagelijkse verborgen kosten zijn er de risico’s bij serieuze incidenten. Denk aan een netwerkstoring waardoor niemand kan werken, een ransomware aanval die bestanden versleutelt, een datalek doordat een account wordt misbruikt of data die niet kan worden teruggezet omdat back ups niet goed zijn gecontroleerd.

In organisaties waar IT ondersteuning vooral op gevoel is geregeld, zien we regelmatig dat back ups wel bestaan maar nooit worden getest, dat rechten en accounts blijven groeien zonder structuur en dat niemand precies weet hoe het met de beveiliging staat.

De schade van een dag uitval of een datalek is moeilijk vooraf te berekenen, maar raakt vrijwel altijd direct omzet, reputatie en soms ook juridische verplichtingen. Een externe IT partner kan dit nooit volledig voorkomen, maar wel zorgen dat de risico’s kleiner worden en dat er sneller en gestructureerder wordt gereageerd als er iets gebeurt.

Voorspelbare kosten met een externe IT afdeling

Een groot voordeel van IT uitbesteden is voorspelbaarheid. Een goede IT partner werkt niet op basis van losse uren achteraf, maar met duidelijke beheer en support afspraken. In zo’n overeenkomst staat precies omschreven wat binnen het vaste maandbedrag valt, hoe meldingen worden opgepakt, hoe monitoring, updates en back ups zijn ingericht en welke beveiligingsmaatregelen standaard zijn.

Voor u als ondernemer betekent dit dat u vooraf weet waar u aan toe bent en niet bij ieder incident opnieuw hoeft af te wegen of het wel of niet mag kosten. Tegelijk verschuift de focus van brandjes blussen naar voorkomen. Problemen worden eerder gesignaleerd, kleinigheden worden opgelost voordat ze groot worden en er is ruimte om stap voor stap te verbeteren.

Wanneer is IT uitbesteden financieel verstandig

Er is geen harde grens waarbij IT uitbesteden altijd de beste oplossing is. Wel zijn er duidelijke momenten waarop het bijna altijd loont om een externe IT afdeling in te schakelen.

Dat moment komt dichterbij wanneer u meerdere medewerkers heeft die elke dag afhankelijk zijn van digitale systemen, wanneer uw organisatie sterk leunt op cloud diensten en branche software, wanneer u merkt dat de directie of een medewerker veel tijd verliest aan IT regelwerk of wanneer u geen duidelijk beeld heeft van de huidige beveiliging en back ups.

Stel dat uw organisatie twintig medewerkers telt. Als elke medewerker gemiddeld een uur per maand minder verliest aan IT gedoe door een betere inrichting en ondersteuning, levert dat al twintig uur productieve tijd per maand op. Tel daar de uren bij op die u als ondernemer of manager niet meer aan IT hoeft te besteden en het verschil wordt merkbaar.

Daarbovenop komt het effect van het verkleinen van risico’s. Een incident dat wordt voorkomen of snel kan worden opgelost, kan al meer besparen dan een jaar aan structurele beheerkosten.

Wat u van Process 2 IT mag verwachten

Process 2 IT werkt voor mkb bedrijven in Zuid Holland en Brabant als externe IT afdeling. Op onze pagina over beheer en IT support leest u uitgebreid hoe wij beheer en ondersteuning organiseren.

Samengevat spreken we drie dingen met u af. Uw medewerkers krijgen een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en storingen. Wij bewaken en beheren uw werkplekken, netwerk en cloud omgeving. En wij nemen verantwoordelijkheid voor de basisbeveiliging en de controle van back ups.

Dat doen we op basis van heldere pakketten en afspraken. Geen losse uren achteraf, maar een duidelijk model per gebruiker of per werkplek, afgestemd op de omvang en risico’s van uw organisatie.

Een eerste stap zonder verplichtingen

Het doel van dit artikel is niet om u direct te laten overstappen, maar om u een eerlijk beeld te geven van de werkelijke kosten van IT zelf regelen.

Een goede eerste stap is om voor uzelf drie vragen te beantwoorden.

Wie is er nu echt verantwoordelijk voor onze IT. Hoeveel tijd zijn wij als organisatie kwijt aan IT gedoe die nergens expliciet staat genoteerd. En wat zou er gebeuren als we morgen te maken krijgen met een ernstige storing of een datalek.

Vindt u de antwoorden oncomfortabel, dan is dat geen reden voor paniek. Wel is het een duidelijk signaal dat het loont om de mogelijkheden van professionele IT ondersteuning te verkennen.

In een kort en vrijblijvend gesprek kunnen we samen uw situatie doornemen en aangeven wat het zou betekenen om beheer en IT support structureel te regelen. Zo krijgt u een concreet beeld van de keuzes die u heeft en van de rol die Process 2 IT daar eventueel in kan spelen.

Meer lezen over onze dienstverlening als externe IT afdeling voor het mkb? Bekijk ook:

• Beheer en IT support voor mkb bedrijven in Zuid Holland en Brabant
• Servicegebied beheer en IT support