Kennisartikel
Microsoft 365-licenties beheren
Voorkom onnodige kosten en zorg dat medewerkers de juiste functies en beveiliging hebben.
Licentiebeheer is meer dan besparen. De juiste licentie bepaalt welke beveiliging, beheerfuncties en samenwerkingsmogelijkheden beschikbaar zijn.
- 01
KostenBetaal niet voor ongebruikte of verkeerde licenties.
- 02
FunctiesBeveiliging en beheer verschillen per pakket.
- 03
ControleNieuwe en vertrekkende medewerkers strak verwerken.
Microsoft 365-licenties bepalen welke functies medewerkers kunnen gebruiken. Ze bepalen ook welke beveiligings- en beheeropties beschikbaar zijn.
Goed licentiebeheer voorkomt onnodige kosten, maar vooral ook verkeerde keuzes. Een medewerker kan bijvoorbeeld een licentie hebben die wel e-mail biedt, maar niet de beveiligingsfuncties die u eigenlijk nodig heeft.
Kort samengevat
- Licenties moeten passen bij functie, risico en beheerbehoefte.
- Controleer ongebruikte licenties en oude accounts regelmatig.
- Goedkope licenties kunnen duur zijn als noodzakelijke beveiliging ontbreekt.
- Licentiebeheer hoort bij onboarding en offboarding.
Waarom licentiebeheer belangrijk is
Licenties veranderen mee met medewerkers, functies en groei. Zonder periodieke controle blijven oude accounts bestaan of betalen organisaties voor pakketten die niet meer nodig zijn.
De juiste licentie kiezen
Kijk niet alleen naar prijs. Kijk naar e-mail, opslag, Teams, beveiliging, apparaatbeheer, compliance en back-upbehoefte. Verschillende rollen kunnen verschillende licenties nodig hebben.
Regelmatige controle
Controleer actieve gebruikers, gedeelde mailboxen, oude accounts, ongebruikte licenties en beheerdersrollen. Koppel licentiebeheer aan HR-processen.
Onnodige kosten voorkomen
Ongebruikte licenties lijken klein, maar lopen op. Tegelijk kan te goedkoop licenseren leiden tot ontbrekende beveiliging. Optimalisatie zoekt de balans tussen kosten en risico.
Onboarding en offboarding
Maak vaste stappen voor nieuwe medewerkers, functiewijzigingen en uitdiensttreding. Zo blijven toegang, data en licenties onder controle.
Licentiebeheer koppelen aan medewerkersproces
De meeste licentiefouten ontstaan bij personeelswisselingen. Nieuwe medewerkers krijgen soms te ruime rechten, vertrekkende medewerkers blijven te lang actief en functiewijzigingen worden niet altijd verwerkt in licenties.
Koppel licentiebeheer daarom aan onboarding en offboarding. Bij elke nieuwe medewerker hoort een standaardset: mailbox, Teams-toegang, SharePoint-rechten, MFA, apparaatbeheer en de juiste licentie. Bij vertrek hoort intrekken, archiveren en controleren.
Wilt u uw Microsoft 365-licenties laten controleren?
We kijken naar kosten, beveiliging, gebruikers en beheerfuncties.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik licenties controleren?
Minimaal periodiek en bij elke personeelswijziging of wijziging in functies.
Is de goedkoopste licentie genoeg?
Niet altijd. Soms ontbreken belangrijke beveiligings- of beheerfuncties.
Moet een gedeelde mailbox een licentie hebben?
Dat hangt af van gebruik en Microsoft 365-inrichting. Controleer dit per situatie.