Kennisartikel
OneDrive of SharePoint: wat gebruikt u waarvoor?
OneDrive is voor persoonlijke werkbestanden, SharePoint voor gezamenlijke bedrijfsinformatie.
Veel Microsoft 365-omgevingen worden rommelig omdat OneDrive en SharePoint door elkaar worden gebruikt. Met heldere afspraken wordt samenwerken veel eenvoudiger.
- 01
OneDrivePersoonlijke werkbestanden en concepten.
- 02
SharePointTeamsites, afdelingen, projecten en gedeelde documenten.
- 03
AfsprakenStructuur voorkomt zoeken, dubbel werk en fout delen.
OneDrive en SharePoint lijken op elkaar, maar hebben een ander doel. OneDrive is vooral bedoeld voor persoonlijke werkbestanden. SharePoint is bedoeld voor gezamenlijke documenten, teamsites, projecten en bedrijfsinformatie.
Als medewerkers dit verschil niet kennen, ontstaan dubbele bestanden, onduidelijke rechten en documenten die verdwijnen zodra iemand uit dienst gaat.
Kort samengevat
- Gebruik OneDrive voor persoonlijke werkbestanden.
- Gebruik SharePoint voor documenten die van het team of bedrijf zijn.
- Externe deling moet bewust worden ingericht en gecontroleerd.
- Een goede mappenstructuur voorkomt dat kennis bij één persoon blijft hangen.
Het verschil tussen OneDrive en SharePoint
OneDrive is gekoppeld aan een gebruiker. Het is handig voor eigen documenten, concepten en bestanden waar iemand individueel aan werkt. SharePoint is gekoppeld aan een team, afdeling of organisatie en is bedoeld voor informatie die gedeeld en beheerd moet worden.
Wanneer gebruikt u OneDrive?
Gebruik OneDrive voor persoonlijke werkbestanden, conceptversies en bestanden die nog niet klaar zijn om breed te delen. Zodra een document belangrijk wordt voor collega’s, klanten of processen, hoort het meestal naar SharePoint.
Wanneer gebruikt u SharePoint?
Gebruik SharePoint voor afdelingsdocumenten, klantmappen, projectinformatie, procedures, templates en bestanden die beschikbaar moeten blijven als medewerkers wisselen. SharePoint geeft meer grip op rechten, structuur en samenwerking.
Delen en rechten
Extern delen kan handig zijn, maar moet bewust worden ingericht. Te ruime deelinstellingen zijn een risico. Bepaal wie extern mag delen, hoe lang links geldig blijven en wie periodiek controleert welke bestanden gedeeld zijn.
Praktische structuur voor het mkb
Begin met enkele hoofdgebieden, zoals Directie, Administratie, Verkoop, Projecten en Klanten. Maak niet te veel Teams en sites tegelijk. Een eenvoudige structuur die iedereen begrijpt is beter dan een complexe structuur die niemand volgt.
Veelvoorkomende praktijkfouten
Een veelgemaakte fout is dat bestanden eerst in OneDrive worden gemaakt, daarna met meerdere collega's worden gedeeld en uiteindelijk bedrijfskritisch worden zonder dat iemand eigenaar is. Bij vertrek van een medewerker kan dat voor verwarring zorgen.
Een tweede fout is dat SharePoint wordt ingericht als oude netwerkschijf met te veel mappen en te weinig afspraken. Houd de structuur begrijpelijk en koppel rechten aan teams of rollen, niet aan losse uitzonderingen waar niemand later nog grip op heeft.
Twijfelt u over uw bestandenstructuur?
We helpen met een logische SharePoint- en OneDrive-inrichting voor uw organisatie.
Veelgestelde vragen
Is OneDrive veilig genoeg voor bedrijfsbestanden?
OneDrive kan veilig zijn, maar bedrijfsdocumenten die door meerdere mensen nodig zijn horen meestal beter in SharePoint.
Kan ik OneDrive-bestanden delen met collega’s?
Ja, maar structurele samenwerking hoort vaak in SharePoint om eigenaarschap en rechten beter te beheren.
Moet elke klant een eigen SharePoint-map krijgen?
Dat hangt af van uw werkwijze. Belangrijk is dat structuur, rechten en archivering vooraf duidelijk zijn.