010 52 49 133 info@process2it.nl

Outlook tips en trucs om je inbox te organiseren en tijd te besparen

Een volle inbox kan een bron van stress en inefficiëntie zijn, vooral als je dagelijks met tientallen tot honderden e-mails te maken hebt. Gelukkig biedt Microsoft Outlook verschillende functies en tips waarmee je je e-mails kunt beheren, prioriteren en organiseren om tijd te besparen. In dit artikel bespreken we handige tips en trucs om je inbox efficiënt te beheren, zodat je minder tijd kwijt bent aan e-mailbeheer en meer tijd overhoudt voor belangrijk werk.

OUTLOOK mailbox beheer


1. Gebruik mappen en categorieën om e-mails te organiseren

Een van de eenvoudigste manieren om je inbox overzichtelijk te houden, is door gebruik te maken van mappen en categorieën. Dit helpt je om e-mails te groeperen en snel terug te vinden.

  • Mappen: Maak mappen aan voor verschillende projecten, klanten of taken. Dit voorkomt dat alle e-mails in je inbox blijven staan en maakt het makkelijker om belangrijke e-mails te vinden.
    • Voorbeeld: Maak een map aan voor elk project, zoals “Project A,” “Teamoverleg,” of “Persoonlijke e-mails.”
  • Categorieën: Outlook biedt kleurgecodeerde categorieën waarmee je e-mails visueel kunt organiseren. Je kunt categorieën instellen zoals “Belangrijk,” “Later beantwoorden,” of “Voor referentie.”

Tip: Combineer mappen en categorieën voor een nog efficiënter systeem. Een e-mail kan bijvoorbeeld worden gecategoriseerd als “Belangrijk” en direct naar een specifieke map worden verplaatst.


2. Stel regels in om e-mails automatisch te sorteren

Outlook heeft een krachtige functie genaamd regels, waarmee je e-mails automatisch kunt sorteren en beheren. Door regels in te stellen, kun je tijd besparen omdat bepaalde acties automatisch worden uitgevoerd, zoals het verplaatsen van e-mails naar een map of het markeren van e-mails als gelezen.

Hoe stel je een regel in:

  1. Ga naar het tabblad Bestand > Regels en Meldingen beheren.
  2. Klik op Nieuwe regel en volg de stappen om een actie te definiëren.
  3. Kies bijvoorbeeld “E-mails van [afzender] verplaatsen naar [map]” of “E-mails met [onderwerp] markeren als belangrijk.”

Voorbeeld: Als je regelmatig nieuwsbrieven ontvangt die niet direct je aandacht nodig hebben, kun je een regel instellen die deze automatisch naar een aparte map verplaatst. Zo houd je je inbox schoon en georganiseerd.


3. Gebruik de zoekmappenfunctie voor snelle toegang tot belangrijke e-mails

Zoekmappen zijn dynamische mappen die automatisch specifieke e-mails weergeven op basis van criteria die je zelf instelt. In plaats van handmatig te zoeken, kun je met zoekmappen snel toegang krijgen tot belangrijke e-mails.

Hoe maak je een zoekmap aan:

  1. Ga naar het tabblad Mappen en klik op Nieuwe zoekmap.
  2. Kies een van de standaardopties, zoals “Ongelezen e-mails” of “E-mails gemarkeerd voor vervolgacties.”
  3. Je kunt ook aangepaste zoekmappen maken op basis van afzenders, onderwerpen of trefwoorden.

Voorbeeld: Maak een zoekmap voor “Ongelezen e-mails van je manager” zodat je nooit meer een belangrijke update mist.


4. Gebruik sneltoetsen voor efficiënter e-mailbeheer

Sneltoetsen kunnen je enorm veel tijd besparen tijdens het werken in Outlook. Hier zijn enkele van de meest nuttige sneltoetsen om direct toe te passen:

  • Ctrl + Enter: Verzend een e-mail.
  • Ctrl + Shift + I: Ga naar je inbox.
  • Ctrl + N: Maak een nieuwe e-mail aan.
  • Ctrl + R: Beantwoord een e-mail.

Tip: Door deze sneltoetsen te leren en regelmatig te gebruiken, kun je repetitieve taken zoals e-mails beantwoorden en sorteren versnellen, zonder dat je steeds door menu’s hoeft te navigeren.


5. Plan en stel e-mails in met de functie ‘Uitgestelde bezorging’

Soms wil je dat een e-mail op een later moment wordt verzonden, bijvoorbeeld als je iets wilt versturen op een werkdag of tijdens kantooruren. Outlook heeft een functie genaamd uitgestelde bezorging waarmee je een e-mail kunt plannen.

Hoe gebruik je uitgestelde bezorging:

  1. Schrijf je e-mail zoals gewoonlijk.
  2. Klik op Opties > Vertraging bij bezorging.
  3. Stel de datum en tijd in waarop de e-mail verzonden moet worden.

Voorbeeld: Als je in de avonduren werkt, kun je de e-mails die je hebt opgesteld laten verzenden op de volgende werkdag om 9 uur ’s ochtends. Zo hoef je je geen zorgen te maken over verstuurde e-mails buiten kantooruren.


6. Maak gebruik van snelle stappen voor veelvoorkomende acties

Met snelle stappen kun je in Outlook met één klik meerdere acties uitvoeren. Dit is vooral handig voor terugkerende taken zoals het verplaatsen van e-mails naar specifieke mappen, het beantwoorden van veelgestelde vragen of het markeren van e-mails als afgehandeld.

Hoe stel je snelle stappen in:

  1. Ga naar het tabblad Start en klik op Snelle stappen.
  2. Kies Nieuwe snelle stap en definieer de actie(s) die je wilt automatiseren.

Voorbeeld: Je kunt een snelle stap maken die een e-mail markeert als “Gelezen,” deze naar een map verplaatst en een standaardantwoord stuurt met één klik.


 

Conclusie

Door deze tips en trucs in Outlook toe te passen, kun je je inbox efficiënt organiseren en kostbare tijd besparen. Van het gebruik van mappen en regels tot het automatiseren van taken met snelle stappen, Outlook biedt een breed scala aan tools om je e-mailbeheer te optimaliseren. Begin met een paar kleine veranderingen en ontdek zelf hoe een georganiseerde inbox je productiviteit kan verhogen.