Mailhandtekeningen beheren
Centraal geregeld met Exclaimer
Process 2 IT helpt mkb-organisaties met centraal beheerde e-mailhandtekeningen via Exclaimer. Zo blijven contactgegevens, disclaimers, banners en huisstijl overal gelijk: op laptop, mobiel en webmail.
Centraal beheerd
Een wijziging in sjabloon, banner of medewerkergegevens werkt organisatiebreed door.
Huisstijl en compliance
Iedere mail krijgt dezelfde professionele uitstraling en de juiste disclaimer.
Waarom centraal e-mailhandtekeningen beheren?
Een e-mailhandtekening lijkt klein, maar staat onder bijna elk klantcontact. Als iedere medewerker zelf een handtekening maakt, ontstaan er snel verschillen in logo, functietitel, telefoonnummer, disclaimer en promotiebanner. Met centraal e-mailhandtekeningenbeheer houdt u grip op uitstraling, actualiteit en juridische teksten zonder losse instructies of handmatig knip-en-plakwerk.
Centrale sjablonen
Beheer een of meerdere handtekeningtemplates vanuit een centrale omgeving. Wij zorgen dat de huisstijl klopt en dat medewerkers niet zelf hoeven te puzzelen.
Directory-synchronisatie
Contactgegevens worden automatisch gevuld vanuit bijvoorbeeld Azure Active Directory of Google Directory. Namen, functies en telefoonnummers blijven actueel.
Disclaimers en compliance
Juridische disclaimers, bedrijfsgegevens en verplichte vermeldingen worden consequent toegevoegd aan uitgaande e-mail.
Banners en campagnes
Gebruik de handtekening ook voor nieuws, acties, vacatures of evenementen. Banners kunnen per afdeling, periode of doelgroep verschillen.
Op elk apparaat
Handtekeningen werken voor desktop, webmail en mobiel. Medewerkers zien hun handtekening voordat zij berichten verzenden.
Professionele uitstraling
Iedere mail sluit herkenbaar af met dezelfde kwaliteit. Dat versterkt vertrouwen en voorkomt verouderde logo’s of foutieve gegevens.
Voor marketing en communicatie
Maak van dagelijkse e-mail een subtiel communicatiemiddel. Voeg campagnebanners, social pictogrammen of tijdelijke boodschappen toe zonder dat medewerkers daar zelf iets voor hoeven te doen.
Voor IT en management
Geen losse handtekeningbestanden, geen lokale varianten en geen eindeloze uitleg. De inrichting is centraal te beheren en wijzigingen zijn gecontroleerd door te voeren.
Hoe Process 2 IT dit aanpakt
Inventariseren
We bekijken uw huidige handtekeningen, huisstijl, disclaimers, afdelingen en gebruikte mailomgeving.
Ontwerpen
We maken een helder sjabloon dat past bij uw merk en goed leesbaar blijft op mobiel en desktop.
Koppelen
We richten Exclaimer in, koppelen de directory en testen de weergave op verschillende apparaten.
Beheren
Daarna helpen we met wijzigingen, nieuwe medewerkers, afdelingen, campagnes en verdere optimalisatie.
Exclaimer pakketten
De juiste keuze hangt af van het aantal templates, de mate van targeting en de behoefte aan campagnes of rapportage. Onderstaande bedragen zijn indicatief per gebruiker per maand, met een minimum van tien gebruikers per plan.
Starter
€0,85per gebruiker per maand
- Eén handtekeningsjabloon
- Centraal beheer voor de hele organisatie
- Directory-synchronisatie voor actuele gegevens
- Banners, pictogrammen en portretfoto’s toevoegen
- Vooraf samengestelde sjablonenbibliotheek
- Preview voor gebruikers voor verzending
- Ondersteuning voor mobiel en desktop
- Juridische disclaimers in elke e-mail
Standaard
€1,35per gebruiker per maand
- Tot 10 handtekeningsjablonen
- Unieke handtekeningen voor afdelingen en teams
- Handtekeningen en banners plannen
- Draaiende banners plaatsen
- Gebruikers kunnen details toevoegen zoals voornaamwoorden
- Onboarding-ervaring met mobiel apparaat
- Extra 24/5-ondersteuning via live-chat
- Geschikt voor organisaties met meerdere teams
Pro
€1,60per gebruiker per maand
- Onbeperkt aantal handtekeningsjablonen
- Geavanceerd richten en plannen
- Gebruikers kunnen gesynchroniseerde gegevens uitgebreider bewerken
- Flexibele plaatsing van banners
- 1-klik-enquêtes via diverse kanalen
- Dashboards voor engagement en gebruik
- Doorlopend succes als klant
- Telefonische klantondersteuning
Let op: er geldt een minimum van tien gebruikers per plan. Voor grotere organisaties zijn volume- en bedrijfstarieven mogelijk.
Betrouwbare cloudoplossing
Exclaimer is gebouwd voor zakelijke omgevingen waar beschikbaarheid, beveiliging en controle belangrijk zijn. De dienst werkt met geografisch gescheiden datacenters en is gericht op betrouwbare verwerking van e-mailhandtekeningen. Process 2 IT helpt u niet alleen met de licentie, maar vooral met een praktische inrichting die dagelijks goed blijft werken.
Wanneer merkt u het verschil?
E-mailhandtekeningenbeheer is vooral waardevol zodra uw organisatie groeit, meerdere afdelingen heeft of regelmatig informatie onder mails wil plaatsen. U voorkomt losse varianten en houdt controle zonder medewerkers steeds nieuwe instructies te sturen.
Nieuwe medewerkers en functiewijzigingen
Bij indiensttreding, functiewijziging of vertrek worden gegevens vanuit de centrale bron gebruikt. Daardoor blijft de handtekening actueel en hoeft niemand lokaal iets aan te passen.
Campagnes, disclaimers en merkcontrole
Een tijdelijke banner, nieuw telefoonnummer of aangepaste disclaimer kan centraal worden doorgevoerd. Zo blijft elke uitgaande mail herkenbaar, correct en professioneel.
Waarom niet gewoon handmatig in Outlook?
Handmatige handtekeningen verschillen snel per gebruiker en apparaat. Centraal beheer voorkomt verouderde gegevens en zorgt dat wijzigingen organisatiebreed worden toegepast.
Werkt dit met Microsoft 365?
Ja. Exclaimer wordt vaak ingezet bij Microsoft 365 en kan gegevens uit Azure Active Directory gebruiken voor automatische vulling van de handtekening.
Kunnen verschillende afdelingen andere banners krijgen?
Ja, afhankelijk van het pakket kunnen handtekeningen en banners per afdeling, team, periode of doelgroep worden ingericht.
Regelen jullie ook het ontwerp?
Ja. We vertalen uw huisstijl naar een leesbare, professionele handtekening die prettig werkt in dagelijkse e-mailcommunicatie.
Wilt u dat elke mail klopt?
We kijken graag mee welke handtekeningopzet past bij uw organisatie, huisstijl en mailomgeving.